新系统上线 药店管理能力的一次大考
发布时间:2007-11-08 访问统计:点击次 评论: 次
作者:张凌辉
当规模连锁药店根据企业经营实际选定了信息系统之后，软件公司会根据企业的特色需求进行定制化开发。在开发过程中，药企和软件公司就需要根据信息化建设的整体规划确定软件系统的上线实施时间表。
根据业内信息化建设的实施案例，我们知道企业的规模越大，软件上线的难度越大，实施过程中意想不到的问题就越多。因此，连锁药店，尤其是规模连锁药店更需要对软件系统的上线进行整体规划，才能保证上线的成功。 站在信息系统使用方，即规模连锁药店的角度而言，在信息系统实施过程中需要做好三个方面的工作。 基础数据要完善 一般而言，在连锁药店的信息化建设过程中，必然会涉及到大数据量的迁移工作，在业务数据的导入与导出工作中尤其要防止有用数据的丢失和失真。 药店的有用数据，主要是以商品、客户、供应商为代表的业务数据，历史销售纪录、财务信息等为代表的财务数据，企业组织架构、内部人员等为代表的企业办公数据。这些数据的准备工作如果不足，或者数据发生失真现象，会直接影响到企业上线后的经营，并直接影响到本次信息化建设上线工作的成功与否。 根据业内的习惯性做法，软件公司的技术工程师会在信息系统上线前，根据上线工作需要向药店提出数据准备工作清单，并且对数据的规范性提出要求。在这一过程中，规模连锁药店企业更应该认真对待基础数据的准备工作，应该在软件工程师的指导下要求各部门如期完成数据的梳理和准备。 如果数据的编码不规范或者准备工作未能如期完成，将直接影响信息系统上线的成功。 人员培训勿草率 我们知道，任何一个企业的信息化建设，只要涉及到业务系统的变更，必然会涉及到作业流程、审批手续、管理规则的更改；对规模连锁药企而言，如果涉及到仓储和运输作业，更可能需要改变企业的作业流程和模式。在这一背景下，对企业员工的培训工作显得尤为重要。 规模连锁药企的员工培训，在信息化上线过程中需要做好三项工作： 首先，分清管理工作与业务工作，针对作业流程改变较大的岗位进行重点培训，对改变不大的管理岗位可以作为次重点，这样有利于上线后业务的正常运营，对财务、开票、物流等岗位员工应该做到人员操作不熟不上线，尽量保证上线工作的顺利。 其次，应该讲究培训方法，培训内容要突出重点。实践证明，信息化培训不可能面面俱到，在培训过程中就要结合岗位特点，采取重点培养骨干、骨干培训基层的做法，如此可以有效地实现资源的合理配置。 最后，注意检验培训的实效。从理论上讲，任何培训都是可以进行检验的。而规模连锁药店企业的信息化上线培训工作，尤其要强调“考核”二字，必须明确告诉企业员工，参与培训的各部门、各岗位都要接受新信息系统的操作检验，检验结果将是决定最终上线时间的参考因素，也是决定各部门员工在上线过程中奖惩的依据。 培训工作是否到位，将直接决定新系统上线后的使用效果，需要医药企业和软件公司慎重对待。 组织工作要周密 如果说前两项工作需要药店企业和软件公司配合实施，那么新系统上线的组织和协调工作就是展示药企内部管理能力的舞台。 事实上，药店企业信息系统的上线涉及到企业的方方面面，系统切换上线甚至需要企业停业进行。组织工作得当与否，将影响上线工作的开展。 尤其是规模零售连锁药店，信息化建设涉及管理本部、物流（配送）中心、各异地门店，因此上线组织工作需要讲究节奏：既要确定管理本部的上线时间，也要保证各门店的信息系统切换能如期按照计划实施；既要提前配置好系统切换所需的各类硬件设备设施，也要调试好软硬件设施的性能；既要做好骨干人员的到岗在位，更要为重点部门指定技术人员解决突发问题。如果新信息系统的上线准备工作做得不充分，不但企业的正常业务受影响，而且信息化建设项目组也将成为疲于奔命的“救火小组”。 |
行业研究
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